Dans de nombreuses PME québécoises, les processus internes reposent encore sur des tâches manuelles, des fichiers Excel partagés et des chaînes de courriels difficiles à suivre. Résultat : des erreurs humaines, des pertes de temps, des délais et parfois des occasions d’affaires qui tombent à l’eau.
Mais comment savoir s’il est temps de passer à l’automatisation ? Quels sont les signaux à surveiller ?
Voici 3 déclencheurs fréquents qui devraient vous alerter, accompagnés de solutions concrètes pour automatiser vos processus internes… et réduire les erreurs coûteuses.
1. Vous perdez du temps à faire des tâches répétitives
Vous ou vos employés passez des heures chaque semaine à :
- saisir manuellement des données dans un CRM ou une feuille Excel,
- envoyer des suivis par courriel un à un,
- copier-coller des informations entre plusieurs outils.
Ces tâches sont non seulement chronophages, mais elles augmentent aussi le risque d’erreurs humaines.
Selon McKinsey, jusqu’à 30 % du temps de travail d’un employé de bureau pourrait être automatisé avec les technologies disponibles aujourd’hui.
Que faire ?
Automatiser vos processus internes grâce à :
- des outils no-code comme Make ou Zapier pour connecter vos logiciels entre eux ;
- des solutions personnalisées pour créer des scénarios d’automatisation plus complexes et robustes.
Cas concret Tekru – Cabanons Filiatrault
Pour ce manufacturier québécois, Tekru a automatisé l’ensemble du processus de gestion des commandes. Résultat : les tâches redondantes ont été éliminées, les bons de commande générés automatiquement, et les équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En lire plus.
2. Vous dépendez d’une seule personne pour faire fonctionner un processus
Dans certaines PME, un processus entier repose sur les connaissances d’un seul employé : il connaît les étapes, les outils, les contacts… et personne d’autre ne peut le remplacer. C’est un risque majeur.
Une absence prolongée, un départ ou même un oubli peut ralentir l’entreprise entière.
Que faire ?
- Documenter les processus de manière claire et centralisée.
- Automatiser les étapes clés pour réduire la dépendance à l’humain.
- Définir des accès multi-utilisateurs avec des rôles clairs.
En automatisant vos processus internes, vous diminuez les zones d’ombre et assurez la continuité des opérations.
3. Vous constatez des erreurs fréquentes (ou coûteuses)
Vous avez déjà envoyé une mauvaise facture à un client ? Oublié de relancer un prospect ? Perdu une commande à cause d’une mauvaise information ?
Ces erreurs sont parfois perçues comme « normales » dans la routine, mais elles peuvent coûter cher.
D’après IBM, le coût moyen d’une erreur humaine dans un processus métier varie entre 50 $ et 100 $ par incident.
Que faire ?
- Mettre en place des règles métiers automatisées (validation de données, vérifications croisées, notifications).
- Créer des alertes intelligentes en cas d’oubli ou d’anomalie.
- Intégrer des contrôles de qualité dans le flux opérationnel.
Cas concret Tekru – Le Portail Nominis
Tekru a conçu pour Nominis un système automatisé de recherche dans des bases de données foncières. L’automatisation a permis d’éviter les erreurs de saisie, d’accélérer la recherche par 60x et de fiabiliser les résultats pour les courtiers et investisseurs. En lire plus.
Conclusion
Automatiser vos processus internes n’est pas un projet secondaire. C’est un investissement stratégique pour votre efficacité, votre fiabilité… et votre rentabilité.
Si vous :
- perdez du temps dans des tâches manuelles,
- êtes dépendants de certains employés pour faire tourner vos processus,
- subissez des erreurs fréquentes,
… il est temps d’agir.
