Avez-vous déjà eu l’impression que vos outils technologiques sont aussi désorganisés que le tiroir à câbles de votre bureau ?
Le chaos numérique, un gouffre de productivité
Imaginez : Vous devez récupérer un fichier urgent pour une réunion qui commence dans 5 minutes. Vous ouvrez trois disques, parcourrez des dizaines de courriels, demandez à un collègue… mais impossible de trouver la bonne version. 15 minutes perdues.
Maintenant, multipliez cela par tous vos employés, plusieurs fois par semaine. Le résultat ?
70% des PME gaspillent en moyenne 10 heures par semaine à chercher des fichiers mal classés ou éparpillés.
Si cette situation vous semble familière, vous savez que ce désordre numérique a un impact direct : moins d’efficacité, plus d’erreurs et une frustration généralisée.
Pourquoi vos outils informatiques sont-ils si mal organisés ?
Avec la multiplication des outils numériques (Drive, CRM, ERP, courriels, Slack, gestionnaires de projet…), chacun stocke ses fichiers à sa manière. Sans une organisation claire, voici ce qui se passe :
❌ Fichiers éparpillés : impossible de retrouver rapidement la bonne version.
❌ Doublons et versions obsolètes : sources d’erreurs et de confusion.
❌ Aucun cadre clair : chaque employé applique sa propre logique de classement.
❌ Droits d’accès mal gérés : entraînant des pertes de fichiers ou des partages non sécurisés.
Bonne nouvelle : ce chaos n’est pas une fatalité !
Comment nous collaborons avec vous
Penser en grand
Nous transformons vos ambitions en objectifs concrets, en mettant l'innovation au cœur de notre collaboration.
Commencer petit
Nous commençons par des solutions pragmatiques, puis évoluons avec agilité pour maximiser votre succès à chaque étape.
Créer rapidement
Notre équipe réactive transforme les idées en résultats concrets, accélérant votre croissance et votre impact.
Innover à grande échelle
Nous repoussons les limites pour vous aider à saisir les opportunités à grande échelle, garantissant une collaboration visionnaire.
5 astuces pour structurer vos outils informatiques (même sans Tekru)
1. Centralisez vos fichiers sur une seule plateforme
Évitez la dispersion entre plusieurs disques, serveurs ou outils. Optez pour un espace unique (Google Drive, SharePoint, Dropbox Business, ou un NAS interne) où toutes les données sont stockées.
Astuce : Définissez des règles claires : « Tout fichier client va dans le Drive X, tous les documents internes dans SharePoint Y. »
2. Adoptez une nomenclature claire et uniforme
Rien de pire que des fichiers nommés « présentation_finale_v2_modif_OK.pptx » ! Un bon système de nommage permet de retrouver rapidement les bons fichiers.
Astuce : Utilisez un format standard, par exemple :
📂 2024-03-IT-Projet-Refonte-Site_V1.docx
📂 Client-Nom_du_client-Contrat-2024.pdf
3. Mettez en place une gouvernance des accès
Qui a accès à quoi ? Trop souvent, tout le monde a accès à tout, ce qui mène à des suppressions accidentelles ou des problèmes de confidentialité.
Astuce :
Définissez des rôles : accès en lecture seule pour certains, en modification pour d’autres.
Utilisez des groupes pour éviter de gérer les droits fichier par fichier.
Activez les logs et historiques pour savoir qui a modifié quoi.
4. Automatisez le classement et l’archivage
Vous perdez du temps à ranger des fichiers à la main ? Automatisez ! Certains outils permettent d’automatiser le tri et l’archivage des documents.
Astuce :
Sur Google Drive, utilisez les scripts Google Apps pour trier les fichiers automatiquement.
Sur Microsoft 365, les flux Power Automate permettent d’archiver les documents après X mois.
5. Faites régulièrement le ménage
Un disque ou un serveur se sature vite de fichiers inutiles. Faites un ménage trimestriel ou semestriel :
Astuce :
✔ Supprimez les fichiers obsolètes.
✔ Archivez les documents non utilisés mais à conserver.
✔ Éduquez les équipes pour adopter les bonnes pratiques au quotidien.
Comment Tekru peut vous aider à aller plus loin ?
Si vous voulez une solution clé en main, Tekru peut vous accompagner !
Nous proposons une méthode en 3 étapes pour structurer vos données et optimiser votre IT :
✅ Audit & Diagnostic : Nous analysons votre situation pour identifier les points de friction.
✅ Structuration & Organisation : Nous mettons en place un système clair et efficace.
✅ Automatisation & Optimisation : Nous simplifions la gestion documentaire avec des outils adaptés.
Avant / Après Tekru
Avant : 10h/semaine perdues, frustration, lenteur
Après : Un IT organisé, des données accessibles en un clic
Relevez le défi : Challenge « Optimise ton IT » !
Que vous appliquiez ces astuces ou que vous souhaitiez un accompagnement expert, l’important est d’agir !
Relevez le Challenge « Optimise ton IT » avec Tekru et retrouvez une gestion efficace de vos fichiers.
Contactez nous pour plus de détails 🙂
